Cada vez que sale una nueva tecnología pasa lo mismo: primero la vemos en los “grandes”, luego en la tele… y al final nos preguntamos: “¿Y esto tiene sentido para mi negocio de barrio, mi clínica, mi despacho o mi tienda?”.
Con los asistentes de voz está empezando a ocurrir exactamente eso. Alexa, Google Assistant, Siri, comandos por voz en el móvil, en el coche, en el ordenador… y ahora también como herramienta interna de empresa.
En este artículo vamos a ver, con un lenguaje sencillo, qué es un asistente de voz, qué puede aportar a un negocio local, sus ventajas, sus límites y algunos ejemplos prácticos para el día a día.
Un asistente de voz es, básicamente, un “ayudante digital” con el que te comunicas hablando en lugar de escribiendo o haciendo clic. Puedes tenerlo en un altavoz inteligente (tipo Alexa o similar), en el móvil, tablet o PC o integrado en algunas aplicaciones (por ejemplo, pulsas un botón de micro y hablas).
Le das una orden o haces una pregunta con tu voz y el asistente:
- La entiende (más o menos bien, según el ruido ambiente y cómo hables).
- La convierte a texto.
- La envía a un sistema programado y personalizado y que decide qué hacer.
- Te responde con voz o realiza una acción (crear un recordatorio, apuntar una cita, buscar información, etc.).
La gracia es que, cada vez más, estos asistentes se pueden conectar con herramientas que ya usas en tu negocio ayundándote en muchas tareas del trabajo: calendario de citas o eventos, CRM, programa de facturación, gestor de tareas, etc.
Vamos al grano, ¿en qué te puede ayudar en el día a día? ¿qué puede hacer un asistente de voz por un negocio local?. A nivel personal y laboral, podemos señalar ejemplos muy aterrizados que se usan a diario aportando grandes ventajas:
- Gestionar pequeñas tareas mientras tienes las manos ocupadas. Te permite continuar con tu trabajo y evitar los “ya me lo apunto luego” que se pueden olvidar. Sistema ideal para peluquerías, talleres, restaurantes, almacenes, clínicas, almacenes, etc.
- “Apunta una cita para mañana a las 10 con Ana, revisión del presupuesto.”
- “Recuérdame llamar al proveedor de café a las 16:00.”
- Consultar información rápida sin abrir el ordenador o desbloquear el móvil y además evita las distracciones que al cliente le pueden molestar.
- “¿Qué citas tengo esta tarde?”“¿Qué modelo de ruedas llevan los Peugeot 207 turbo?”
- “¿Cuántos clientes tengo mañana por la mañana?”
- Apoyar en la atención al cliente telefónica que además puede estar intregrada con otras herramientas que usas (calendario, listas, CRM, etc.)
En ciertos casos, un asistente de voz puede:- Atender llamadas básicas cuando estás ocupado.Dar información de horarios, dirección, web, etc.
- Tomar un mensaje o datos de contacto.
- Registrar notas o ideas al vuelo
- “Añade a la lista de tareas: revisar precios del proveedor de envases.”
- “Guarda esta nota: cliente Juan Pérez quiere presupuesto para reforma de cocina en marzo.”
- Ayudar a tu equipo en tareas internas ahorrando pequeños tiempos y haciendo más accesible la tecnología para el personal que menos conocimientos tengan. Es más sencillo trabajar con instrucciones habladas que conocer cómo se entra al menú de un programa de gestión por ejemplo “¿Cuál es el número del servicio técnico de la fotocopiador“ o «Enseñame las ventas de la semana pasada» si el está integrado con el sistema de ventas, o «Indicame a qué precio tien la competencia el modelo de cafetera Dolce Gusto» e incluso, «Recuérdame la contraseña de la aplicación de tickets».
Pero… no todo son flores, claro. También hay puntos débiles importantes en los asistentes de voz. Veamos algunos:
1. Privacidad y confidencialidad. Un asistente de voz, por definición, está escuchando a la espera de que le hables, así que hay que tener cuidado con la privacidad y confidencialidad de los datos.
En negocios donde se tratan datos sensibles (salud, asuntos legales, temas personales), hay que tener mucho cuidado con: qué se dice en voz alta, qué se deja al alcance del oído del dispositivo, qué políticas de privacidad ofrece el proveedor del asistente.
En ciertos contextos, puede ser mejor limitar su uso a tareas neutras (agenda, recordatorios, cosas internas) y no mencionar datos personales o delicados.
2. El ruido ambiente puede ser un gran obstáculo para un buen entendimiento. En un bar lleno, una peluquería con secadores, un taller con máquinas… a veces el asistente no entiende nada: puede confundir órdenes, te obliga a repetir e incluso a veces, desespera más que ayuda. La tecnología mejora, pero el ruido sigue siendo el ruido.
3. El asistente está ahí para utilizarlo pero no sustituye a un buen sistema de trabajo. Si en tu negocio tu agenda está desordenada o no tienes claro quién hace qué, el asistente no te la ordenará, solo añadirá más datos de una forma más moderna pero no variará lo que ya existe.
El asistente no arregla el caos de fondo, ¡eso lo tienes que arreglar tú! Funcionará bien cuando ya tienes cierta organización y lo usas para agilizar, no para improvisar.
4. Curva de costumbre. Por último, encontramos un obstáculo humano: la curva de costumbre. ¿Qué significa esto? Pues que aunque parezca fácil, a muchos les resulta raro hablarle a un aparato al principio y no saben cómo hacerlo. Hay que aprender y querer hablar con una máquina y acostumbrarse a usar una forma de hablar clara y concisa.
- Hay que acostumbrarse a usar frases claras.
- Hay que recordar que lo tienes y sacarlo del “cajón mental”.
Ahora que conoces qué es un asistente y en qué te puede ayudar en tu vida y en tu negocio, tienes que preguntarte si tiene sentido utilizarlo. La pregunta no es “¿está de moda usar asistentes de voz?”, sino: “¿Me ayudaría en mis tareas diarias y en la atención al cliente?”
